Art. 4ca.
1. W celu przeprowadzenia postępowania, o którym mowa w art. 4c, okręgowa rada adwokacka przetwarza dane osobowe, w tym dane osobowe szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, obejmujące dane dotyczące zdrowia adwokata.
2. Przetwarzanie danych osobowych adwokata, w tym danych szczególnych kategorii, następuje w celu ochrony ważnego interesu publicznego, jakim jest zapewnienie prawidłowego wykonywania zawodu adwokata, ochrona praw i wolności osób korzystających z pomocy prawnej oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości.
3. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1:
1) obejmują wyłącznie informacje niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy;
2) nie mogą być przetwarzane w innych celach niż prowadzenie postępowania, o którym mowa w art. 4c, lub postępowania odwoławczego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej;
3) nie mogą stanowić podstawy do podjęcia działań wobec adwokata innych niż przewidziane w art. 4c.
4. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez dziekana okręgowej rady adwokackiej. Osoby dopuszczone do przetwarzania tych danych osobowych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
5. Dostęp do akt postępowania o stwierdzenie niezdolności adwokata do wykonywania zawodu mają wyłącznie:
1) adwokat, którego postępowanie dotyczy, oraz jego pełnomocnik;
2) członkowie okręgowej rady adwokackiej uczestniczący w rozpoznaniu sprawy, posiadający upoważnienie, o którym mowa w ust. 4;
3) podmioty, którym okręgowa rada adwokacka zleciła sporządzenie opinii – w zakresie niezbędnym do jej sporządzenia;
4) pracownicy biura okręgowej rady adwokackiej posiadający upoważnienie, o którym mowa w ust. 4, których udział jest niezbędny dla zapewnienia obsługi organizacyjnej postępowania;
5) inne osoby imiennie upoważnione przez dziekana okręgowej rady adwokackiej, których udział w postępowaniu jest niezbędny – w zakresie określonym w upoważnieniu.
6. Okręgowa rada adwokacka zapewnia ochronę danych osobowych, o których mowa w ust. 1, poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, uwzględniających charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności obejmujących środki zapewniające poufność, integralność i rozliczalność przetwarzania danych osobowych.
7. Środki, o których mowa w ust. 6, obejmują w szczególności:
1) przechowywanie dokumentacji zawierającej dane o stanie zdrowia w wydzielonych, zamykanych szafach lub pomieszczeniach o ograniczonym dostępie lub w systemach teleinformatycznych zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych;
2) stosowanie zasad ograniczonego dostępu do danych, w tym przyznawanie imiennych upoważnień do przetwarzania danych wyłącznie osobom, dla których dostęp do tych danych jest niezbędny do realizacji określonych zadań;
3) prowadzenie rejestru osób, którym udostępniono akta postępowania, z podaniem daty, zakresu udostępnienia oraz podstawy prawnej;
4) stosowanie środków zapewniających poufność i integralność danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w tym pseudonimizacji, szyfrowania oraz mechanizmów uwierzytelniania użytkowników;
5) rejestrowanie i monitorowanie dostępu do dokumentów zawierających dane o stanie zdrowia w postaci elektronicznej;
6) niszczenie lub trwałe usuwanie kopii dokumentów zawierających dane o stanie zdrowia niezwłocznie po ustaniu potrzeby ich dalszego przetwarzania, zgodnie z przyjętymi okresami przechowywania;
7) określenie zasad archiwizacji dokumentacji oraz w miarę możliwości, anonimizacji danych w aktach archiwalnych.
8. Osoby uczestniczące w czynnościach związanych z przetwarzaniem danych, o których mowa w ust. 1, są obowiązane zachować poufność tych danych również po zakończeniu wykonywania powierzonych im zadań.
9. Dokumentacja dotycząca stanu zdrowia adwokata zgromadzona w postępowaniu, o którym mowa w art. 4c, przechowywana jest w aktach sprawy przez okres:
1) 5 lat od dnia uprawomocnienia się uchwały kończącej postępowanie – w przypadku uchwały stwierdzającej niezdolność adwokata do wykonywania zawodu;
2) 2 lat od dnia uprawomocnienia się uchwały kończącej postępowanie – w przypadku uchwały stwierdzającej brak podstaw do orzeczenia niezdolności do wykonywania zawodu adwokata.
10. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 9, dokumentacja dotycząca stanu zdrowia adwokata podlega zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w niej danych. Z czynności zniszczenia sporządza się protokół.
11. Przepisy ust. 1‒10 stosuje się odpowiednio do postępowania odwoławczego prowadzonego przez Prezydium Naczelnej Rady Adwokackiej. Pisemne upoważnienie, o którym mowa w ust. 4, wydaje Prezes Naczelnej Rady Adwokackiej.